ใช้ “เวลา” มาสร้างความสำเร็จ
หลักบริหารเวลาขึ้นพื้นฐานสำหรับพนักงานบริษัท
- พื้นฐานของการบริหารเวลา คือ
- 1)
ต้องจดโน้ตไว้เสมอ เพื่อจะได้ไม่ลืมงานที่ต้องทำ
- 2)
เข้าใจเป้าหมายและความสำคัญของแต่ละงาน
- 3)
เมื่อมีงานที่ต้องทำหลายอย่าง ให้จัดการงานเล็กๆน้อยๆก่อน
- งานที่ไม่เชี่ยวชาญให้หาผู้เชี่ยวชาญมาช่วย ควรทำความรู้จักกับคนอื่นเยอะๆ เก็บนามบัตรคนอื่นไว้ให้ดี (เช่นเก็บใน app Biz reader) และหมั่นพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน
- หลักการของพาเรโต คือ งานที่สำคัญ 20% แต่เป็นแหล่งรายได้หลักของบริษัทถึง
80% เพราะฉะนั้นเราควรต้องหาทางเพื่อให้ได้มอบหมายงานที่สำคัญมาทำ
โดยต้องวิเคราะห์ว่างานนั้นคืออะไร และมีเงื่อนไขอย่างไรจึงจะได้รับผิดชอบงานนั้น
- จัดการงานด้วย GDT (Getting Things Done) โดยการรวบรวมงานที่คั่งค้างทั้งหมด
แล้วทำการจดบันทึกเพื่อแยกเป็นหมวดหมู่ เช่น แยกตามเวลาที่ต้องทำ แยกตามสถานที่
หรือแยกตามเป้าหมาย
- แก้ปัญหาภาวะงานล้นมือ
ด้วยวิธีจัดลำดับงาน คือ 1)
เลือกทำงานที่สำคัญ เฉพาะงานที่สำคัญถึงต้องการความสมบูรณ์แบบ 2)
รู้ผลกระทบของงานต่อภาพรวม 3)
ปรึกษากับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
- การจัดการงานที่ล่าช้า โดย 1) รู้งานที่ตนเองไม่ถนัด
ทำได้ล่าช้า 2)
เปลี่ยนเวลามาทำงานที่ล่าช้าช่วงที่ตนเองมีสมาธิสูง 3)
จูงใจเพื่อขอความช่วยเหลือจากผู้อื่น
แผนปฏิบัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- หลักการเฝ้าสังเกตงาน
- 1) จดบันทึกความก้าวหน้าของงาน โดยบันทึกใน outlook แยกหมวดหมู่ งานที่ต้องทำ งานที่มอบหมายให้คนอื่นทำ งานที่เลื่อนไว้ และบันทึกเวลาเริ่มทำงาน เวลาที่ต้องทำให้เสร็จ และตอนนี้ทำไปได้แค่ไหนแล้ว
- 2) เมื่อขอให้คนอื่นช่วย ต้องบอกรายละเอียด เช่น เป้าหมาย อธิบายเหตุผล และควรถามความก้าวหน้าของงานอยู่เสมอ
- 3) ลืมงานที่ทำเสร็จแล้วทั้งหมด
- ลดเวลาทำงานด้วยข้อมูลจากประสบการณ์ 1) เขียนบันทึกการทำงานประจำวัน 2) เขียนบันทึกโปรเจ็กต์ 3) ศึกษาข้อมูลที่เขียนไว้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ใช้ Multitasking เมื่อต้องทำงานหลายอย่าง 1) เข้าใจงานอย่างละเอียด เพื่อสามารถจัดลำดับได้ 2) ลดการใช้เวลาที่สิ้นเปลือง เช่น การประชุม 3) มีสมาธิในการทำงานมากขึ้น
- วิธีเพิ่มผลผลิตให้มากขึ้นในเวลาเท่าเดิม 1) มีความคิดสร้างสรรค์ 2) มีสมาธิและความมุ่งมั่น 3) ขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน เช่น ช่วยรับโทรศัพท์ขณะที่ทำงานอยู่ 4) เปลี่ยนเวลาให้เหมาะสม โดยทำงานสำคัญช่วงทีสมาธิสูง ส่วนงานเบาๆทำช่วงที่ไม่มีสมาธิ 5) ใช้เศษเวลาให้มีประโยชน์ เช่น ช่วงรอคิว ช่วงให้รถเมล์
- เพิ่มความเร็วในการทำงานด้วย ความรู้ ไหวพริบ และข้อมูล โดยรวบรวมข้อมูลของบริษัทอื่น เช่น จากการแถลงข่าว ข้อมูลที่แถลงแก่ผู้ถือหุ้นรายย่อย และจาก website ต่างๆ
- ลดความลังเลใจเพราะกลัวตัดสินใจผิดพลาด เนื่องจาก 1) เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ 2) พลาดโอกาสสำคัญไป 3) ถ้าตัดสินใจไม่ได้ให้วางมือ 4) ถ้าไม่อยากรู้สึกลังเลให้ขวนขวายหาความรู้
- ใช้ mind map รวบรวมความคิด จากความคิดหลัก กระจายไปความคิดรองโดยรอบ
ความประพฤติที่ดีช่วยประหยัดเวลาได้
- พฤติกรรมที่ดี 1) เริ่มต้นวันใหม่ด้วยอารมณ์ที่แจ่มใส 2) จัดโต๊ะทำงานและบรรยากาศรอบข้างให้มีระเบียบ 3) วางแผนงาน (เข้าใจปริมาณงาน จัดลำดับงาน คิดถึงกำหนดส่งงาน) 4) ตั้งเวลาพักช่วงที่เคร่งเครียด 10 นาที แต่อย่าพักช่วงที่ยังมีสมาธิหรืองานที่เร่งรีบ 5) จัดโต๊ะทำงานให้เรียบร้อยก่อนเลิกงาน
- ใช้เวลา 10 นาทีก่อนเลิกงานให้มีค่า โดย 1) ทบทวนถึงงานที่ยังจัดการไม่ได้ 2) สรุปงานที่ทำเสร็จแล้วอีกครั้ง 3) ทบทวนงานที่ต้องทำพรุ่งนี้
- ผู้นำที่ดีต้องฉลาด แต่ขี้เกียจ คือ 1) ไม่ควรขยันทำงานเอง แต่ต้องรู้จักมอบหมายหน้าที่ 2) บริหารเวลาของลูกทีม ต้องรู้ความสามารถของลูกทีมจึงจะสามารถแบ่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คอยจับตาสังเกตและพร้อมที่จะเข้าไปแก้ไขจัดการโดยตรง
- ลดเวลาประชุม 1) ต้องรูเป้าหมายและรูปแบบการประชุม (เช่น เพื่อแจ้งข้อมูล เพื่อลงมติ เพื่อรวบรวมความคิดเห็น) จึงจะเตรียมการประชุมได้ถูก 2) ต้องรักษาเวลาเริ่มและจบการประชุม 3) จดบันทึกการประชุม
- จัดตารางประจำวัน 1) ต้องรักษาเวลาประชุมและเวลานัด 2) อย่าจำข้อมูลนัดในหัว ให้จดบันทึกในตารางงาน
- หลักการจัดเอกสารที่ดี 1) คัดเอกสารมาใส่ใน email หรือ bookmark 2) หมั่นจัดเอกสารหรือ folder บ่อยๆ และเขียนชื่อเอกสารพร้อมหมายเลขกำกับ 3) ทำ folder ‘ING’ สำหรับเอกสารที่ยังทำไม่เสร็จ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น